A Lei n° 13.709/2018, mais conhecida como LGPD (Lei Geral de Proteção de dados Pessoais), dispõe sobre o tratamento de dados pessoais realizados no território nacional, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais da liberdade e de privacidade.
Nos termos do artigo 5º, da LGPD, dado pessoal é toda informação relacionada a pessoa natural e os dados sensíveis são aqueles de origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico (geralmente colhidos nos registros de ponto ou em recibos de pessoas não alfabetizadas), entre outros. Ademais, também podemos considerar como dados pessoais o monitoramento das correspondências eletrônicas, capturas das imagens no local de trabalho, registros de chamadas por videoconferência e dados dos familiares.
Todo esse acesso, armazenamento e possibilidade de tratamento desses dados impactam de forma significativa as relações de trabalho, já que imputam responsabilidade civil pelo empregador desde a fase de seleção até após o fim do contrato (seja ele de trabalho ou de prestação de serviços autônomos), uma vez que o Departamento Pessoal coleta diversas informações pessoais, condições do contrato, escolaridade, contatos, exames e atestados médicos, estado civil, existência de dependentes, dados bancários, planos de saúde, previdência privada e diversos outros comuns nas relações de trabalho.
Diante disso, as empresas devem se atentar às novas determinações da LGPD, em especial sobre as seguintes determinações:
- o tratamento dos dados pessoais somente poderá ser realizado mediante consentimento do titular e, caso a empresa possua esse consentimento e necessite comunicar ou compartilhar os dados com outros colaboradores, também deverá obter consentimento específico, nos termos do artigo 7º, inciso I;
- o consentimento deverá ser fornecido por escrito ou por outro meio que demonstre a manifestação do titular, sendo que, na hipótese de consentimento por escrito, esse deverá constar de cláusula destacada das demais cláusulas contratuais. Além disso, o consentimento deverá se referir a finalidades determinadas, uma vez que autorizações genéricas serão consideradas nulas e, caso haja qualquer alteração na informação objeto do consentimento anterior, a empresa deverá informar o empregado/prestador de forma específica qual foi a alteração no uso dos dados, oportunidade da qual o empregado/prestador poderá concordar ou revogar o consentimento, vide artigo 8º;
- as empresas que contratam menores aprendizes/estagiários menores de idade também devem tratar dos dados apenas com consentimento específico fornecido por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal, o qual contenha todas as informações sobre o tratamento dos dados (inclusive a finalidade), nos termos do artigo 14º, da LGPD;
- quando do término do tratamento dos dados (encerramento do contrato de trabalho, do contrato de prestação de serviços ou de outro específico), esses dados coletados/armazenados devem ser eliminados, sendo autorizado o armazenamento com a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, ou seja, pelos prazos prescricionais legais. Os dados da seleção da fase pré-contratual, salvo consentimento específico do candidato, caso ele não seja contratado, devem ser eliminados, conforme artigos 15 e 16;
- indicação de quem é o encarregado pelo tratamento de dados pessoais, cuja identidade e informações de contato devem ser divulgadas publicamente, nos termos do artigo 41; e,
- adoção de medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito dos dados dos empregados/prestadores.
Seguindo essas determinações e com a finalidade de reduzir eventuais riscos de demandas judiciais e administrativas, é recomendável que as empresas adotem algumas cautelas, tais como:
Fase pré-contratual:
- colete o mínimo de dados possível, apenas aqueles suficientes para o cadastro e exercício da função contratada;
- não colete dados sensíveis que gerem qualquer critério discriminatório entre os candidatos;
- obtenha consentimento específico do candidato sobre a política da coleta e a utilização dos dados, inclusive com cláusula de autorização de armazenamento caso não tenha sido selecionado ou eliminação dos dados, bem como sobre eventual compartilhamento do currículo com outras possíveis empregadoras;
- apenas solicite antecedentes criminais se for obrigatório para o exercício da função; e,
- caso a entrevista seja por videoconferência, são necessários cuidados no armazenamento (e do acesso por outros colaboradores), em especial por conter dados sensíveis, sendo sugerido que – após a seleção – vídeo seja eliminado.
Fase contratual:
- antes de coletar/armazenar os dados para o contrato, obtenha o termo de consentimento acerca da política adotada;
- com relação aos dados sensíveis, elabore um termo específico;
- para os empregados/prestadores que já estão com contratos vigentes, formalize termos de consentimento de acordo com a política que se adeque às regras da LGPD;
- caso receba atestados médicos que contenha CID e motivo do afastamento, obtenha termo específico de consentimento do tratamento de guarda e acesso por colaboradores autorizados;
- caso forneça seguros, planos de saúde, haja filiação com sindicatos ou os dados do colaborador precise ser compartilhado, obtenha autorização expressa e detalhada do compartilhamento, inclusive quando conter dados de familiares e/ou de terceiros;
- não forneça, sem o consentimento do empregado/prestador o número de telefone e/ou qualquer outro meio de contato pessoal, tampouco os publique em redes sociais ou sites; e,
- caso haja labor em home office, oriente os empregados e prestadores sobre a atenção redobrada por riscos de vazamentos de dados e se certifique que todos foram devidamente orientados e não possuem dúvidas.
Fase de rescisão:
- Mantenha o armazenamento dos dados e documentos essenciais e apenas durante o período dos prazos prescricionais legais.
Deste modo, as empresas devem orientar todos os departamentos da empresa sobre as regras da LGPD, bem como publicar as políticas adotadas quanto a privacidade dos dados, haja vista que o tema está sendo objeto de discussões na justiça do trabalho.
Logo, o mais recomendável é que o empregador, antes da elaboração dos termos de consentimento e da política de implantação da LGPD consulte uma equipe Técnica ou Jurídica especialista no assunto.
Fonte: SEG ADVOGADOS ASSOCIADOS em 22/09/2021.
